如果说大企业的经营核心是做好主营业务的大生意,那么对于连锁经营企业而言,线下门店的一个个小生意,其实也隐藏着“大学问”。费用支出方面,如何从细节处节流,让资金流呈现更良性循环,是连锁经营行业的重要课题。
1、开店前:选址BD全国跑,筐筐发票财务恼
2、日常经营:费用类目多又碎,整体管控搞不会
3、督导巡检:巡查报销总是多,报还是不报难把握
从业务端到财务端,“隐性成本”真正形成巨大困扰。据数据统计,每年因隐性成本产生的额外支出,平均占连锁经营企业总支出的25%以上。
01隐性成本1——人效成本筐筐发票财务恼
对于连锁经营企业来说,拓渠道、找新店是开疆拓土的第一步。一家连锁餐厅企业就有专门负责门店选址的团队,大概5-6人。别看团队规模小,可他们每月几乎都在全国跑,吃、住、行的差旅支出每月都会有10多万支出。
传统报销方式,带来的是每月BD团队“小山堆”式的报销,总部财务每月按“筐”处理报销。业务熟练的财务也需要10min才能审核完成一份报销单据,每逢月结,需要3-4人花费一周的时间完成校验,筋疲力竭。
这种状况在该企业使用分贝通平台后,得到了明显改善。选址BD员工可以通过分贝通App内完成机票、酒店、火车、用车等多场景的高频因公消费,不用垫资也不用报销了;事前管控及规则前置模式,也让审批流程也更加完善、高效、可控。
不仅如此,原本财务审核借款和核销数据匹配等巨大的工作量也显著减轻。这家企业每月从BD团队这里就要收集上百条报销数据,没有使用分贝通之前,这便意味着上百张凭证。现在通过与分贝通统一结算、开票,财务每月也直接告别大量发票审核,大大降低了低效工作占比。
02隐性成本2——费用支出 笔笔消费需透明
当店面初具规模后,如何让每家店做好日常经营管理则成了头等大事。一家连锁药店现已拓展至30多家门店,这家企业财务发现虽然日常门店采买的单笔金额较低,但支出频繁且费用科目繁杂,包括月租、水电、纸笔本的采购、员工值班用餐、货运物流费等大大小小十几类。
虽然这家连锁药店总部会提前批一笔预支款下发至门店管理者或行政,但时间一长,便会产生支出不透明、不合理却难管理的问题。这导致这些看起来的“小开销”,却让30多家门店仅每月日常支出就上百万。
区别于传统的备用金管理,分贝通基于企业卡产品的备用金功能完全实现了线上化管理。这非常匹配去解决连锁经营企业在门店管理因公消费场景,长期支出管理不透明的难题。
员工额度申请成功后,可通过绑定微信、支付宝进行消费。由于员工企业卡账户与企业账户绑定,支付完成后交易信息将实时同步至系统,并自动生成支出流水。如此一来,财务能够清晰了解钱款去向,彻底告别了过去无从核验备用金借款花费的囧境。
03隐性成本3——合规成本 超规问题马后炮
由于业务迅速拓展,一家大受年轻人追捧的茶饮品牌,半年内仅在青岛就新增设了40多家门店,并安排大区的业务负责人或督导员定期按分工去门店巡查,每人10家并要求一周内完成。
一开始因为新店运营需要多查看,督导员巡查频次较高,每周一次,每月所有督导巡查产生的用车费用在上万元。但伴随运营日渐成熟,督导巡查的次数则减少至每月一次。但用车类支出依然是上万元水平,由于理由合理、发票无误,财务也不好不报。解决这类问题的关键是,企业能够把握员工消费的全流程,并非仅得到一纸报销。
分贝通的事前消费管控则正好满足了这一诉求,以用车场景为例。该环节规则主要覆盖车型、用车地点、单次和单日用车次数及金额、用车时段、价格限制等维度,且能够为不同职级、岗位角色、配置多套不同标准消费规则,适应多种消费情境。
这样一来,顺利引导员工“照章消费”,支出也更透明、更可控。后来,从总部到各大区,分贝通成了“通用产品”,不仅差旅规则也直接植入到消费场景中,也让财务制度在更多区域门店实现高效落实。
如今,锅圈、沪上阿姨、和府捞面、皮爷咖啡、钱大妈、鱼你在一起、喜姐炸串等众多明星连锁经营企业纷纷选择分贝通。分贝通基于“一个平台”,通过覆盖干掉报销、事前管控、备用金管理的连锁经营解决方案,正在帮助越来越多连锁经营企业实现员工效率和财务内控效率均提升超90%,还能拿到超过20%成本节约的结果。
